Die KI-Kompetenzpflicht gilt seit Februar 2025. Auch für Sie.

Es gibt in der KI-Verordnung eine Pflicht, die praktisch jeden Betrieb betrifft, aber fast nie im Gespräch ist: die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4. Sie hängt nicht an Hochrisiko-Systemen, nicht an Unternehmensgröße und nicht daran, ob Sie selbst KI entwickeln. Es reicht, dass in Ihrem Unternehmen KI beruflich eingesetzt wird. Und sie gilt nicht erst irgendwann, sondern seit dem 2. Februar 2025.

Wir schreiben diesen Artikel auch deshalb, weil im Umlauf befindliche Übersichten hier reihenweise danebenliegen. Die häufigste Falschangabe: Artikel 4 gelte „ab August 2026". Das stimmt nicht. Der 2. August 2026 ist ein anderer Meilenstein, an dem es um Transparenzpflichten und um den Start der deutschen Aufsicht geht, nicht um den Beginn der Kompetenzpflicht.

Wen die Pflicht trifft

Artikel 4 richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. „Betreiber" ist der entscheidende Teil: Das sind Sie, sobald Sie ein KI-System im beruflichen Kontext einsetzen, unabhängig davon, wer es gebaut hat. Ein Handwerksbetrieb, der Angebotstexte mit ChatGPT vorformulieren lässt, ist Betreiber. Eine Steuerkanzlei, die Copilot in Microsoft 365 aktiviert hat, ist Betreiber.

Nach dem FAQ der EU-Kommission erstreckt sich der Kreis der erfassten Personen zudem über die eigene Belegschaft hinaus auf Dritte, die in Ihrem Auftrag mit dem System arbeiten, also etwa Dienstleister oder externe Kräfte. Nicht erfasst ist die rein private Nutzung.

Was sich im Juni 2026 geändert hat

Mit dem Digital Omnibus hat die EU die Vorschrift entschärft. Das Europäische Parlament hat das Paket am 16. Juni 2026 gebilligt, der Rat am 29. Juni 2026. Der Kern der Änderung ist eine Verschiebung im Anspruchsniveau:

• Vorher: Anbieter und Betreiber mussten ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherstellen.
• Jetzt: Sie müssen die Entwicklung von KI-Kompetenz bei ihrem Personal unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau muss ausdrücklich nicht mehr garantiert werden.

Juristisch ist das der Wechsel von einer Erfolgspflicht zu einer Bemühenspflicht. Praktisch heißt das: Sie schulden ernsthafte, nachvollziehbare Maßnahmen, aber Sie haften nicht dafür, dass am Ende jede einzelne Person ein messbares Kompetenzniveau erreicht. Das ist eine echte Erleichterung. Es ist keine Abschaffung.

Warum „kein Bußgeld" nicht „keine Konsequenz" heißt

Ein Punkt, der selten sauber dargestellt wird: Artikel 4 taucht im Bußgeldkatalog des Artikels 99 der KI-Verordnung nicht auf. Es gibt für einen Verstoß gegen die Kompetenzpflicht also kein unmittelbares EU-Bußgeld. Wer Ihnen sagt, auf eine fehlende KI-Schulung stünden 35 Millionen Euro, verkauft Ihnen etwas.

Folgenlos ist die Pflicht deshalb aber nicht, aus drei Gründen:

• Nationale Aufsicht. Die Kommission geht davon aus, dass nationale Marktüberwachungsbehörden Verstöße auf Grundlage nationalen Rechts mit Sanktionen oder anderen Durchsetzungsmaßnahmen ahnden können. In Deutschland ist die zuständige Stelle seit dem KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG) die Bundesnetzagentur. Der Bundestag hat das Gesetz am 11. Juni 2026 beschlossen, der Bundesrat hat es am 10. Juli 2026 gebilligt.
• Haftung. Kommt es zu einem Schaden, weil ein Mitarbeiter ein KI-Ergebnis ungeprüft übernommen hat, kann eine unterlassene Qualifizierung als Sorgfaltspflichtverletzung gewertet werden. Das wirkt in Haftungs- und Versicherungsfragen, ganz ohne Behörde.
• Der zeitliche Zusammenhang. Die Pflicht gilt seit Februar 2025, die deutsche Aufsichtsstruktur nimmt ihre Arbeit aber erst mit dem 2. August 2026 auf. Der Zeitraum, in dem die Regel praktisch niemanden interessiert hat, endet also gerade.

Was konkret zu tun ist

Die Kommission schreibt kein Format, keine Stundenzahl und kein Zertifikat vor. Sie verlangt einen risikobasierten Ansatz: Je heikler der Einsatz, desto mehr wird erwartet. Für einen typischen Mittelstandsbetrieb, der KI für Texte, Recherche, Auswertungen oder Telefonie nutzt, läuft es auf vier Dinge hinaus:

• Grundverständnis herstellen. Alle, die mit den Systemen arbeiten, sollten wissen, wie ein Sprachmodell grob funktioniert, warum es überzeugend klingende Fehler produziert und wo die Grenzen liegen.
• Die eigene Rolle klären. Sind Sie Betreiber, oder werden Sie durch eigene Anpassungen zum Anbieter? Das entscheidet über alle weiteren Pflichten.
• Die eigenen Risiken benennen. Welche Daten gehen in welches Tool? Wo hätte ein falscher Output echte Folgen, etwa in Angeboten, Verträgen oder Kundenkommunikation?
• Nach Vorkenntnis differenzieren. Die Entwicklungsabteilung braucht etwas anderes als die Buchhaltung.

Eine schriftliche Dokumentation verlangt die Verordnung nicht ausdrücklich. Wir empfehlen sie trotzdem, und zwar aus einem sehr praktischen Grund: Eine Bemühenspflicht kann man nur nachweisen, wenn man aufgeschrieben hat, worum man sich bemüht hat. Eine kurze Notiz mit Datum, Teilnehmerkreis und Inhalten reicht.

Wer das bezahlt

Weiterbildung ist der Förderbereich, in dem in Deutschland am meisten Geld liegen bleibt. Über das Qualifizierungschancengesetz übernimmt die Bundesagentur für Arbeit je nach Betriebsgröße bis zu 100 Prozent der Kurskosten und bezuschusst zusätzlich bis zu 75 Prozent der Lohnkosten während der Weiterbildung. Das Programm läuft dauerhaft und ist nicht an KI gebunden, passt hier aber genau.

Welche Programme in Ihrem Fall in Frage kommen, auch aus dem Landestopf, können Sie im Förder-Finder in ein paar Minuten eingrenzen.

Wie wir damit umgehen

Bei jeder KI-Einführung, die wir begleiten, ist die Einordnung nach der KI-Verordnung Teil des Gesprächs, nicht ein nachträglicher Compliance-Haken. Konkret heißt das: Wir klären mit Ihnen die Rolle, benennen die Risiken der geplanten Anwendung und sorgen dafür, dass die Leute, die nachher damit arbeiten, das System auch einschätzen können. Nicht weil ein Paragraf es verlangt, sondern weil ungeschulte Nutzung die häufigste Ursache dafür ist, dass ein KI-Projekt nach der Demo im Sand verläuft.