Wie aus einem E-Mail-Tracker ein KI-Büroteam wurde.
Seraphone war nie als Produkt geplant. Es ist gewachsen, weil wir selbst jedes einzelne Problem hatten, das es heute löst.
Am Anfang stand kein Businessplan für ein SaaS-Produkt, sondern ein ganz banales Problem: Wir haben in Kundenprojekten und im eigenen Tagesgeschäft E-Mails verloren. Nicht im Sinne von gelöscht, sondern im Sinne von: irgendwo im Postfach vergraben, während drei Themen gleichzeitig liefen und niemand mehr sicher sagen konnte, wer auf welche Anfrage schon geantwortet hatte.
Die erste Version von dem, was heute Seraphone heißt, war deshalb kein KI-Produkt. Es war ein simpler E-Mail-Tracker: ein Werkzeug, das eingehende Mails sortiert und sichtbar macht, was offen ist und was erledigt. Kein Sprachmodell, keine Automatisierung, einfach nur Überblick. Aber genau dieser Überblick hat sofort gemerkt gemacht, wie viel Zeit vorher in reinem Suchen und Nachfragen verschwunden war.
Der zweite Schritt: ein Chat, der wirklich antwortet
Sobald der Tracker lief, kam die naheliegende nächste Frage: Warum nur sortieren, wenn eine KI die Mails auch inhaltlich verstehen kann? Wir haben einen KI-Chat eingebaut, mit dem man Fragen direkt an den Posteingang stellen konnte, etwa "was wollte Kunde X letzte Woche" oder "fass mir die drei offenen Angebote zusammen". Das war der Moment, an dem aus einem Ordnungswerkzeug etwas Interaktives wurde: Man musste nicht mehr selbst suchen, man konnte fragen.
Und dann kam, was gerade fehlte
Von da an ist Seraphone nicht nach Plan gewachsen, sondern nach Bedarf. Immer wenn uns im eigenen Alltag etwas gefehlt hat, haben wir es eingebaut, statt uns ein weiteres externes Tool zu suchen. Termine gingen im Trubel unter, also kam die Kalenderanbindung mit Konfliktprüfung dazu. Angebote wurden von Hand aus Vorlagen zusammengeklickt, also übernahm die KI das Ausfüllen, mit den eigenen Preisen und Vorlagen als Grundlage. Anrufe blieben liegen, wenn gerade niemand ans Telefon konnte, also kam der Telefon-Assistent dazu. Jedes Modul ist so entstanden: aus einem echten, eigenen Engpass, nicht aus einer Feature-Liste am Reißbrett.
Das Ampel-System kam aus derselben Logik. Je mehr die KI übernehmen konnte, desto wichtiger wurde eine klare Regel, was sie allein entscheiden darf und was nicht. Grün läuft durch, Gelb legt sie zur Freigabe vor, Rot heißt: ein Mensch muss ran. Das war weniger eine strategische Produktentscheidung als der ganz praktische Wunsch, nachts ruhig schlafen zu können, ohne dass irgendwo automatisch etwas rausgeht, das man nicht abgesegnet hat.
Vom internen Werkzeug zum Produkt
Irgendwann hatte sich aus dem E-Mail-Tracker ein Werkzeug entwickelt, das faktisch ein ganzes Backoffice abdeckte: Telefon, Posteingang, Kalender, Angebote, Kontakte, Wissen. An dem Punkt war die Frage nicht mehr, ob man daraus ein Produkt macht, sondern nur noch, wie man es sauber genug für andere Unternehmen baut. Seraphone ist deshalb kein Konzept, das wir uns für den Markt ausgedacht haben. Es ist das Werkzeug, mit dem wir selbst arbeiten, in eine Form gebracht, die auch andere Betriebe nutzen können.
Das ist auch der Grund, warum wir bei neuen Funktionen zurückhaltend sind, bis sie sich im eigenen Betrieb bewährt haben. Was in Seraphone landet, hat vorher echten Alltag überstanden, nicht nur eine Demo.